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🛍️ घर की दुकान: WhatsApp ऑर्डर से बनी महीना रिपोर्ट

260 WhatsApp ऑर्डर की डायरी से पता कीजिए — सबसे ज़्यादा क्या बिका, किस इलाक़े में बिका, कितने ऑर्डर cancel हुए — और AI की मदद से बनाइए अपना catalog message।

घर से अचार, पापड़, मसाले जैसा छोटा काम WhatsApp पर चलाने वाली बहनों के लिए बनाया गया है — पर हर कोई कर सकता है। spreadsheet का नाम सुनकर घबराहट होती हो, तो भी चलेगा: हर formula copy-paste के लिए तैयार मिलेगा।

डेटासेट: WhatsApp ऑर्डर डायरी (3 महीने, 260 ऑर्डर)

नमूना (synthetic) डेटा — अभ्यास के लिए बनाया गया। यह किसी असली दुकान या असली ग्राहक का डेटा नहीं है। — whatsapp_orders.csv डाउनलोड करें

क़दम-दर-क़दम

1. डेटा से पहली मुलाक़ात — whatsapp_orders.csv फ़ाइल download करके फ़ोन के spreadsheet ऐप में खोलिए। ऊपर के 6 columns (date, product, qty, price_rs, area, status) को ऊपर दी टेबल से मिलाइए और 5-7 rows पढ़िए — हर row एक ऑर्डर की कहानी है। सबसे नीचे तक scroll कीजिए: header छोड़कर 260 ऑर्डर मिलेंगे। बस — फ़ाइल खुल गई, पहली जीत पक्की।
2. हर ऑर्डर की कुल रक़म (total_rs) — column G में header लिखिए total_rs। cell G2 में formula लिखिए =C2*D2 (यानी qty × price_rs) और Enter दबाइए। फिर G2 को copy करके G3 से G261 तक paste कर दीजिए — हर ऑर्डर की कुल रक़म अपने आप बन जाएगी। अब किसी खाली cell में =SUM(G2:G261) लिखिए: यह 3 महीनों के सारे ऑर्डर का कुल जोड़ है (इसमें cancelled और pending भी शामिल हैं — अगले step में इन्हें अलग करना सीखेंगे)।
3. सबसे ज़्यादा बिकने वाला product — अब सिर्फ़ पहुँचे हुए (delivered) ऑर्डर की बिक्री गिनेंगे — cancelled ऑर्डर की रक़म असल में आई ही नहीं थी। किसी खाली cell में लिखिए =SUMIFS(G:G,B:B,"achaar_500g",F:F,"delivered") — यह achaar_500g की delivered बिक्री का जोड़ है। यही formula बाक़ी 4 products (achaar_250g, papad_pack, masala_100g, ghee_500g) के लिए दोहराइए और पाँचों जोड़ पास-पास लिखिए। सबसे बड़ा जोड़ जिस product का है, वही आपकी दुकान का star product — इसे नोट कर लीजिए।
4. सबसे अच्छा इलाक़ा और cancellation rate — products वाला तरीक़ा अब इलाक़ों पर: =SUMIFS(G:G,E:E,"Station Road",F:F,"delivered") — और यही पाँचों इलाक़ों (Civil Lines, Ganj, Kasba, Naya Mohalla, Station Road) के लिए। सबसे बड़ा जोड़ = सबसे अच्छा इलाक़ा। फिर cancellation rate निकालिए: =COUNTIF(F2:F261,"cancelled")/260*100 — यानी 260 में से कितने प्रतिशत ऑर्डर रद्द हुए। ध्यान रहे: ज़्यादा cancellation वाला इलाक़ा 'बुरा' नहीं होता — वहाँ delivery से पहले एक confirm message भेजने की आदत काम आ सकती है।
5. तीन महीनों का trend — column H में header लिखिए month और H2 में =TEXT(A2,"YYYY-MM") — फिर इसे H261 तक भर दीजिए; हर row पर 2026-04, 2026-05 या 2026-06 दिखेगा। अब हर महीने की delivered बिक्री: =SUMIFS(G:G,H:H,"2026-04",F:F,"delivered") — और यही 2026-05 और 2026-06 के लिए। तीनों numbers अगल-बगल लिखिए: यही आपका 3 महीने का trend है। एक ज़रूरी सच: यह बीते महीनों की कहानी है — इससे अगले महीने की बिक्री की भविष्यवाणी नहीं होती।
6. AI से catalog message और 3 विनम्र replies — नीचे वाला prompt copy करके AI चैट में भेजिए — यह आपके products और दामों से एक छोटा catalog message और 3 विनम्र reply templates बना देगा। AI का जवाब आँख मूँदकर मत अपनाइए: हर दाम और product का नाम अपनी sheet से मिलाइए, और कोई बढ़ा-चढ़ा दावा ('सबसे शुद्ध', 'शहर में सबसे सस्ता') दिखे तो हटा दीजिए। पक्का नियम: message में कभी OTP, PIN, ATM/bank details या 'पहले पैसे भेजिए' जैसी बात नहीं — जो ग्राहक से ये चीज़ें मँगवाए, वह तरीक़ा दुकानदारी का नहीं, ठगी का है। तैयार draft को WhatsApp में सिर्फ़ अपने नंबर पर (या notes में) रखकर देखिए — किसी को भेजना ज़रूरी नहीं।
7. रिपोर्ट जोड़िए और आख़िरी जाँच कीजिए — नीचे दिया README template खोलिए और [ ] वाली हर जगह अपने असली नतीजे भरिए — star product, सबसे अच्छा इलाक़ा, cancellation rate, तीनों महीनों की बिक्री और अपना catalog message। भरने के बाद हर number एक बार फिर sheet में जाकर मिलाइए — AI और formula सहायक हैं, पर आख़िरी जाँच हमेशा आपकी अपनी है। तैयार रिपोर्ट किसी घरवाले या सहेली को पढ़वाइए: अगर वे 2 मिनट में समझ जाएँ, तो रिपोर्ट सच में तैयार है। चाहें तो इसे अपने portfolio या GitHub में रख लीजिए — यह आपके सीखे हुनर का पहला सबूत है।

अपनी जाँच

• क्या मैंने हर आँकड़ा — star product, सबसे अच्छा इलाक़ा, cancellation rate, महीना-wise बिक्री — sheet में खुद दोबारा जाँचा, सिर्फ़ AI के जवाब पर भरोसा नहीं किया?
• क्या मेरी बिक्री की गिनती में सिर्फ़ delivered ऑर्डर हैं, और cancelled/pending अलग रखे गए हैं?
• क्या रिपोर्ट में कहीं भी बीते 3 महीनों के trend को आने वाले महीनों की भविष्यवाणी की तरह नहीं लिखा गया?
• क्या catalog message का हर दाम और product नाम sheet से मिलाया गया है, और उसमें कोई बढ़ा-चढ़ा दावा या OTP/PIN/bank details जैसी माँग नहीं है?
• क्या रिपोर्ट में साफ़ लिखा है कि यह अभ्यास नमूना (synthetic) डेटा पर है?
• क्या मैं बिना पढ़े किसी को 2 मिनट में समझा सकती हूँ कि cancellation rate कैसे निकलता है?